Adjoint ou adjointe de direction

(Temps complet – 37,5 heures/semaine – présentiel)

Productique Québec est le centre collégial de transfert de technologie du Cégep de Sherbrooke. Nous vous offrons un cadre professionnel unique pour vous réaliser au sein d’une équipe multidisciplinaire.

VOTRE RÔLE

Relevant du directeur général, vous l'assistez dans la gestion de ses activités en lui fournissant un soutien administratif, logistique et de secrétariat. Plus spécifiquement :

  • Vous appuyez la direction générale en accomplissant diverses tâches cléricales, de coordination logistique d’activités ou d’évènements ;
  • Vous coordonnez l’agenda et la gestion des courriels de la direction générale ;
  • Vous effectuez la gestion des appels externes et leur traitement ;
  • Vous préparez l'ordre du jour des réunions des comités, des conseils d'administration et d'autres réunions, et prenez les dispositions logistiques nécessaires pour la tenue de ces réunions de suivi ;
  • Vous apportez du soutien aux autres directions entre autres dans le traitement de statistiques et indicateurs de performance organisationnelle ;
  • Vous exécutez des recherches, compilez des données et préparez des documents qui seront étudiés et présentés par des cadres supérieurs, des comités et des conseils d'administration ;
  • Vous agissez comme premier contact, en personne, au téléphone et par courriel et dirigez vers les bonnes ressources, internes ou externes ;
  • Vous assistez le département de comptabilité dans différentes opérations courantes.
  • Vous organisez, planifiez et coordonnez les voyages ainsi que les déplacements ;
  • Et, vous effectuez l’organisation des ères communes et la gestion des différentes salles de rencontre et des bureaux partagés de l’organisation (incluant l’inventaire des fournitures)
  • Vous établissez et coordonnez des politiques et des procédures administratives pour des dirigeants, des comités et des conseils d’administration ;
  • Vous analysez des notes de service, des mémoires et des rapports reçus et à envoyer, rédigez des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonnez la préparation, la production et la présentation de ces documents ;
  • Vous assurez la liaison avec les cadres supérieurs de ministères ou d'entreprises, et d'autres organismes ou associations, au nom de la direction, des comités et des conseils d'administration
  • Vous planifiez et organisez différents événements rattachés aux calendriers des principaux dirigeants ;
  • Vous assistez les réunions du comité de gestion en rédigeant les minutes et assurez le suivi ;
  • Vous réalisez de façon autonome et professionnelle les tâches et projets qui vous sont directement confiés ;
  • Vous réalisez le travail général de bureau ;

Exigences et compétences requises :

  • Solides habiletés de communication et de collaboration interpersonnelle;
  • Réalisations concrètes démontrées dans l’utilisation d’outils informatiques tels que la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais;
  • Excellente maîtrise de la grammaire française;
  • Très bonnes habiletés d’organisation et de planification;
  • Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et des échéances multiples.

Qualités personnelles recherchées :

  • Être orienté vers l’action et l’atteinte des résultats;
  • Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau;
  • Sens de l’autonomie et de l’initiative pour réaliser de façon proactive les tâches et projets qui lui seront confiés;
  • Sens marqué pour la gestion des priorités, la flexibilité, la discrétion ainsi que la confidentialité;
  • Préférence pour la collaboration avec une équipe multidisciplinaire.

AVEZ-VOUS LE PROFIL ?

Vous possédez une formation d’études collégiales (DEC) en bureautique et une expérience pertinente dans un poste similaire en soutien à la haute direction. Vous avez une excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit) et de la suite MS Office. Vous êtes motivé, enthousiaste et énergique. Vous aimez travailler en équipe et avez d’excellentes compétences organisationnelles et en résolution de problème. Vous comprenez l’importance de la confidentialité des informations que vous traitez. Vous prenez des initiatives et avez le sens des responsabilités. Vous pouvez gérer plusieurs dossiers à la fois et des échéances multiples.

Soumettez votre candidature en signifiant ce qui vous motive à l’adresse électronique suivante : carriere@productique.quebec

* Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte.

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sur cet emploi

Candidature

  • Taille max. des fichiers : 512 MB.
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Pionnier quant à la diffusion du concept de l’Industrie 4.0 au Québec, Productique Québec aide les entreprises à améliorer leur productivité et à stimuler l’innovation en favorisant l’acquisition des technologies numériques. Les services de Productique Québec se déclinent en trois activités : l’aide technique, la recherche appliquée et la formation.